Bisnis

Langkah terpenting dalam memperbaiki prosedur kerja

Jika Anda memiliki pengalaman mengelola sebuah proyek, Anda tahu pentingnya Dokumen Inisiasi Proyek (PID), tetapi tahukah Anda pentingnya dokumen serupa saat memulai Upaya Peningkatan Proses Bisnis (BPI)? Meskipun Anda mungkin tidak menganggap upaya BPI sebagai proyek besar sebagai penerapan sistem, Anda memerlukan jenis informasi yang sama jika Anda ingin tetap berada di jalur dan menghindari scope creep.

Dalam pekerjaan BPI, saya menyebut dokumen ini sebagai Scope Definition Document (SDD) dan menganggapnya sebagai langkah terpenting menuju peningkatan proses yang sukses.

Baik Anda memimpin proyek tipe TI reguler dan menggunakan PID atau proyek peningkatan proses dan menggunakan SDD, Anda harus ingat bahwa dokumen referensi ini adalah alat utama yang tidak pernah Anda lewatkan.

PID mencakup informasi seperti kelayakan, hasil, waktu, risiko, anggaran, dan sumber daya.

Dalam pekerjaan BPI, SDD menyediakan cetak biru untuk proses yang ingin Anda tingkatkan, dan memberi Anda cara untuk mendapatkan kesepakatan di bidang-bidang berikut:

  1. pemilik operasi: Orang yang bertanggung jawab atas keseluruhan proses
  2. Menggambarkan: definisi atau tujuan
  3. Pinggiran: tampilan (awal dan akhir)
  4. Tanggung jawab operasiTugas utama yang disediakan operasi:
  5. Pelanggan/klien dan kebutuhannya: penerima proses dan apa yang penting bagi mereka
  6. Pemangku kepentingan dan kebutuhan utamaArea atau departemen lain yang terpengaruh oleh operasi dan apa yang mereka butuhkan
  7. metrik keberhasilan: Apa yang harus diukur perusahaan untuk memastikan bahwa proses memenuhi kebutuhan klien/klien/pemangku kepentingan

Banyak komponen SDD memerlukan informasi tambahan.

Menggambarkan: Saat menulis file MenggambarkanBerikan perhatian khusus pada istilah yang digunakan dan hindari penggunaan istilah teknis, tidak biasa, atau budaya tanpa menjelaskan apa arti kata tersebut – lagi pula, definisinya harus didefinisikan, jangan bingung. Berapa kali Anda mendapati diri Anda berpikir bahwa satu kata berarti satu hal, sementara orang lain memiliki pemahaman yang benar-benar berlawanan? Ini menjadi lebih dari masalah ketika Anda bekerja untuk sebuah perusahaan global yang karyawannya tinggal di negara yang berbeda.

Mungkin terdengar mudah, tetapi saya telah melihat bahwa tugas ini saja sangat memakan waktu. Gunakan contoh jika perlu untuk mendefinisikan proses lebih lanjut, dan jika Anda ingin lebih spesifik pengecualian Sesuatu di luar ruang lingkup proses, ini adalah tempat yang baik untuk mendefinisikan pengecualian.

Pinggiran: hapus identifikasi file Pinggiran Ini akan menghemat waktu Anda nanti dalam proyek dan membantu Anda menghindari scope creep. Batasannya mungkin tampak jelas bagi Anda, tetapi begitu tim proyek mulai berbicara tentang di mana proses dimulai dan berakhir, Anda akan menghargai kejelasan yang dibawa oleh bukti data keselamatan ke dalam bisnis.

Tidak ada jawaban benar atau salah tentang di mana proses dimulai dan berakhir. Itu semua tergantung pada diskusi tim proyek dan sponsor menyetujui batas-batas proses, sehingga Anda dapat tetap di jalur. Keputusan ‘batas’ menjadi jelas saat Anda beralih ke perencanaan proses.

metrik keberhasilanSaat menentukan metrik keberhasilan, fokuslah pada kebutuhan klien/klien dan identifikasi metrik yang memenuhi kebutuhan tersebut. Pada titik ini, fokuslah pada apa yang harus Anda ukur, bukan bagaimana mengukurnya. Simpan Cara untuk nanti (Langkah 7 dari 10 langkah). Jika Anda menghabiskan waktu di awal proyek peningkatan proses tentang cara mengukur sesuatu, tim proyek akan menghindar dari kekhawatiran tentang kesulitan metrik itu sendiri.

Dokumen identifikasi ruang lingkup harus muat pada selembar kertas sehingga setiap orang dapat menggunakannya sebagai panduan referensi cepat. Akan ada godaan untuk menambahkan halaman kedua, tetapi efektivitas dokumen terletak pada singkatnya yang jelas sambil memberikan kedalaman yang luar biasa dalam kenyataan!

Membuat fondasi dengan mengembangkan SDD adalah langkah kedua dari sepuluh langkah untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan kemampuan beradaptasi proses bisnis Anda, jadi luangkan waktu untuk berfokus pada hal itu. Buat cetak biru untuk memandu pekerjaan Anda.

Hak Cipta 2012 Susan Page

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button